Una dintre provocarile intampinate in momentul in care ne propunem, ca institutie publica, sa dezvoltam comunicarea in mediul online este cum sa cunoastem acei “influenceri”, bloggeri sau utilizatori activi in social media si cum sa ne “imprietenim” cu acestia. O si mai mare provocare este cum sa intretinem aceasta relatie si cum sa o transformam intr-o colaborare de lunga durata, benefica pentru ambele parti. Astfel ca astazi vorbim despre cum sa facem primii pasi in cladirea acestei relatii atat de importante pentru dezvoltarea comunicarii institutionale.
Pentru inceput, ar fi util sa ne stabilim cateva obiective de baza:
- De ce ne-am decis sa dezvoltam comunicarea online si cu ce obiective pentru institutie? Raspunsul la aceasta intrebare poate fi foarte important pentru ca traseaza niste directii de actiune la care sa ne raportam constant
- Care este audienta pe care o targetam si prin ce fel de canale sociale ne propunem sa ajungem la aceasta? Din nou, o intrebare importanta deoarece majoritatea bloggerilor si persoanelor influente in social media au deja construite comunitati in jurul lor. Daca ne identificam acele comunitati care sunt importante pentru activitatea noastra institutionala, atunci poate fi mai usor sa identificam si persoanele relevante care le influenteaza
- De ce vrem sa cunoastem si sa cream relatii de durata cu bloggeri si persoane influente in mediul online? Ce le putem oferi noi si ce ne pot ajuta acestea?
Informare si culegere de informatii
Dupa identificarea persoanelor potrivite cu care ne propunem sa luam legatura, pasul urmator este sa intram in contact cu acestea. Comunicarea trebuie sa fie directa si personala, insa profesionala si sincera. Nu este recomandat nici sa trimiteti emailuri generale catre mai multi in speranta ca unul dintre ei va raspunde pozitiv nici sa fim prea prietenosi cu o persoana pe care nu o cunoastem inca.
O etapa importanta de luat in considerare este informarea – inainte sa trimitem un email de introducere unei persoane este bine sa ne asiguram ca acea persoana este interesata de acelasi domeniu de activitate ca al nostru si ca trateaza pe blogul sau retelele sociale persoanale acel tip de subiecte. Deci urmariti activitatea persoanei respective, familiarizati-va cu aceasta si incercati sa intelegeti pe cat posibil interesele, pasiunile si chiar dificultatile cu care aceasta se confrunta – se poate sa fiti in pozitia de a oferi un ajutor!
Intalnirea
Oricate conversatii prietenoase ati infiripa prin email sau telefonic, o intalnire “offline”, fata in fata, va fi intotdeaua utila pentru a forma sau consolida o colaborare. Ar putea sa fie o intalnire de introducere (daca nu va cunoasteti deloc) sau o intalnire de catch-up (pentru cei cu care deja aveti formata o relatie si vreti sa o aprofundati). Poate fi o intalnire one-on-one sau o intalnire de echipa (pentru ca persoana respectiva sa isi faca o idee mai clara despre activitatea voastra si persoanele care formeaza echipa de comunicare de exemplu). Mai mult decat atat, daca aveti o personalitate publica interesanta ca parte din echipa sau coordonator de echipa (ministru, secretar de stat, director, ambasador etc) si acea persoana este interesata de subiectul comunicarii online, invitati-o sa ia parte la discutie. Va oferi o alta greutate intalnirii (din perspectiva invitatilor) si ii va oferi si acestei persoane publice ocazia de a intelege mai bine avantajele comunicarii online (avantaj voi – echipa de comunicare).
Ca exemplu, recent, DigitalDiplomacy.ro s-a intalnit cu echipa de comunicare a unei institutii publice, pentru a prezenta proiectul si a discuta despre posibilitati de colaborare. Intalnirea a fost in echipa, discutia a fost deschisa si prietenoasa, set-up-ul a fost informal (scaune asezate in jurul unui birou), atmosfera a fost relaxata, iar timpul de discutie a fost in jur de 30 minute. A fost o experienta pozitiva, au fost generate multe idei bune si am plecat convinse ca institutiile publice inseamna mai mult decat comunicare rigida si personal pe alocuri lipsit de viziune.
Cheia unei intalniri de succes este o buna pregatire in prealabil – cum spuneam, familiarizati-va cu subiectele preferate ale invitatului/invitatilor, pregatiti o atmosfera relaxata si asigurati-va ca invitatul sau invitatii vostri stiu suficient de multe despre voi si activitatea voastra pentru a se infiripa un dialog coerent si util.
Un aspect util de tinut minte este faptul ca nu intotdeauna este nevoie ca aceste intalniri sa aiba loc la locul de munca – se poate sa gasiti un loc mai putin oficial in care sa aveti o discutie.
Daca aveti mai mult de un invitat asigurati-va ca nu exista disensiuni intre acestia. Ar fi de preferat ca acestia sa stie cine mai este invitat la discutie. De asemenea, daca exista o tema specifica a discutiei, comunicati-o din timp invitatului/invitatilor, pentru ca acestia sa se poata pregati. Alte informatii utile pe care ar trebui sa le transmiteti ar fi, in afara de obisnuitele data si locatia, timpul estimat al discutiei (pentru ca invitatii sa isi poata organiza programul din ziua respectiva cat mai bine), numarul de persoane care vor participa la intalnire si cine sunt acestia (pe scurt).
O data ce aveti o confirmare de participare, nu presupuneti ca lucrurile raman batute in cuie – mai trimiteti un reminder cu o zi – doua inainte de intalnire, asigurati-va ca locatia este cunoscuta si ca nu sunt probleme de transport. Alt subiect important este limbajul invitatiei – daca vrem sa invitam un blogger la o discutie, ar fi util sa nu trimitem o invitatie oficiala, in formatul oficial, sa speriem omul 
Toate aceste informatii pot parea simple si logice dar ati fi surprinsi de cate lucruri pot fi omise. Cateva exemple de asa nu, chiar daca din industria corporate, mai puteti gasi la Ruxa sau Alex Cristache. Dupa cum vedeti, problemele semnalate de ei sunt vechi, inca din 2011, dar in mod miraculos se continua si in 2013, asa cum semnala acum putin timp Doru Panaitescu, blogger si antreprenor, pe Twitter:
Evenimente
Un alt mod de a intra in legatura cu oamenii care va intereseaza este sa participati la evenimente de profil, acolo unde stiti ca i-ati putea intalni. Evenimentele sunt intotdeaua un prilej util de networking si inchegare de relatii, mai ales ca puteti si afla informatii noi si utile din cadrul prezentarilor. Un bun exemplu de invatare si networking este chiar Tabara de Social Media organizata in aceasta perioada de Revista BIZ la Paraul Rece. Sau puteti invita chiar dumneavoastra unul sau mai multi bloggeri la evenimente care pot fi de folos pentru acestia – in acest caz asigurati-va ca aveti un spatiu dedicat pentru ei si ca, mai ales daca invitati o singura persoana, nu o lasati singura pe acolo. Nimeni nu s-ar simti confortabil intr-un loc strain, in care nu cunoaste pe nimeni, fara macar sprijinul persoanei care a lansat invitatia.
Interactiune online
O alta modalitate de a cunoaste si crea legatura cu bloggerii este sa urmariti si sa participati la conversatiile care au loc online, fie ca este vorba despre comentarii postate pe blogurile lor, fie ca este vorba despre conversatii pe Twitter sau in alte comunitati. Aveti grija insa – o data intrati intr-o discutie, nu abandonati la jumatatea drumului, urmariti discutiile pana la final, nu lasati intrebari fara raspuns si nici nu insistati prea mult acolo unde vedeti ca nu exista interes.
In afara de intalniri, emailuri, conversatii online sau offline, mai pot fi o multime de modalitati de a interactiona si de a crea legaturi de colaborare cu diversi bloggeri. Scopul acestui text nu este de a vorbi pentru ei sau de a da sfaturi in numele lor! Cele de mai sus vin din experienta noastra profesionala si credem ca sunt lucruri simple si utile de avut in vedere in momentul in care facem pasul inspre comunicarea digitala. Alte exemple pot fi gasite si la Cristi Manafu pe blog.
Daca mai aveti si alte sugestii le asteptam in comentarii. De asemenea, daca exita bloggeri care nu sunt de acord cu sugestiile noastre, de asemenea asteptam punctele voastre de vedere!
Intr-o postare viitoare o sa vorbim si despre partea cealalta a monedei – cum sa fim relevanti in comunicarea online si cum consuma jurnalistii si online-rii media sociale. Ambele profesii trebuie sa fie o audienta relevanta pentru o institutie publica ce comunica si atunci este bine de vazut care sunt diferentele si similaritatile, tocmai pentru a nu ajunge la situatii neplacute precum cea povestita de Chinezu.
